ขั้นตอนงาน: จากลูกค้าถึงประวัติงาน
หนึ่งวันของร้านซ่อม ปัญหาที่เจอ และขั้นตอนทั้งสิบขั้นที่ข้อมูลไหลต่อกันในระบบเดียว
ร้านซ่อมไม่ได้ติดขัดที่ตัวงาน แต่ติดที่ข้อมูลรอบๆ งาน
ช่างอยู่หน้างานหรือหลังโต๊ะซ่อมทั้งวัน ระหว่างนั้นลูกค้าโทรถามสถานะ อะไหล่ในรถเหลือกี่ชิ้นก็ไม่แน่ใจ ใบเสนอราคาต้องกลับไปทำที่ร้าน ทุกเรื่องเกิดขึ้นพร้อมกัน แต่ข้อมูลอยู่คนละที่
ลองดูวันธรรมดาของร้านหนึ่งร้าน เจ็ดช่วงเวลาที่ต้องใช้ข้อมูล และหน้าในระบบที่ตอบเรื่องนั้นได้ เวลาและเหตุการณ์เป็นตัวอย่างสมมติ
- 08:30
เปิดร้าน ดูว่าวันนี้ต้องทำอะไรก่อน
แทนที่จะเปิดสมุดทีละหน้า เจ้าของเปิดหน้าภาพรวม เห็นงานด่วน งานที่เสี่ยงเกินเวลา และใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้เก็บเงิน เรียงตามความเร่งด่วนอยู่ในหน้าเดียว ช่างเปิดคิวของตัวเองและเห็นเฉพาะงานที่ได้รับมอบหมาย
ในระบบ: ภาพรวม คิวงาน
- 09:15
ลูกค้าเดินเข้าร้านพร้อมเครื่องที่เสีย
พนักงานกด “รับงานใหม่” เลือกหรือเพิ่มลูกค้า ระบุเครื่อง ซีเรียล และอาการที่ลูกค้าแจ้ง ระบบออกเลขงานให้ทันที ถ้าเป็นเครื่องที่เคยซ่อมมาก่อน ประวัติเดิมของเครื่องขึ้นให้เห็นเลย และเตือนเมื่ออาการเดิมกลับมาในเวลาไม่นาน
ในระบบ: งานบริการ อุปกรณ์ลูกค้า
- 10:40
ช่างตรวจเสร็จ ต้องบอกราคาลูกค้า
ช่างบันทึกผลตรวจและติ๊กเช็กลิสต์ จากนั้นพนักงานเลือกอะไหล่และค่าแรงเป็นใบเสนอราคา ใส่ส่วนลดและ VAT ได้ ส่งให้ลูกค้าตรวจ เมื่อลูกค้าอนุมัติ สถานะงานเดินหน้าไปที่ขั้นกำลังซ่อม
ในระบบ: ใบเสนอราคา
- 11:30
ลูกค้าโทรมาถามว่า “งานถึงไหนแล้ว”
ไม่ต้องไล่ถามช่างหรือเปิดแชตย้อนหลัง เปิดใบงานใบเดียวก็เห็นสถานะ ช่างที่รับผิดชอบ เอกสารที่ออกไปแล้ว และยอดค้างชำระ ถ้างานรออะไหล่หรือรอลูกค้า ระบบหยุดนับเวลาเป้าหมายให้ ไม่นับเป็นความล่าช้าของร้าน
ในระบบ: รายละเอียดงาน ไทม์ไลน์
- 13:00
อะไหล่ที่สั่งไว้มาถึง
พนักงานรับสินค้าเข้าตามใบซื้อ รับทีละส่วนได้ถ้าของมาไม่ครบ ช่างเบิกอะไหล่เข้างานเมื่อใช้จริง ระบบตัดสต็อกและคิดต้นทุนเฉลี่ยให้ รายการที่ใกล้หมดขึ้นเตือนในหน้าภาพรวม
ในระบบ: ใบซื้อ สินค้า
- 15:20
ลูกค้ามารับเครื่อง จ่ายเงินครึ่งหนึ่งก่อน
กด “รับเงิน” ที่ใบแจ้งหนี้ ใส่จำนวนที่ลูกค้าจ่ายและวิธีชำระ ระบบออกใบเสร็จให้ทันทีและบันทึกเป็นรายรับ ยอดที่เหลือยังค้างอยู่ในใบแจ้งหนี้เดิม กดซ้ำหรืออินเทอร์เน็ตหลุดก็ไม่เกิดใบเสร็จซ้ำ
ในระบบ: ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ
- 18:00
ปิดร้าน นับเงินในลิ้นชัก
ปิดยอดประจำวันเทียบเงินสดที่นับได้กับยอดที่ระบบบันทึก ถ้าไม่ตรงเห็นส่วนต่างทันทีและหาสาเหตุได้จากรายการของวันนั้น เจ้าของเห็นรายรับ ต้นทุน และกำไรขั้นต้นของวัน โดยพนักงานและช่างไม่เห็นตัวเลขเหล่านี้
ในระบบ: ปิดยอดประจำวัน การเงิน
ข้อมูลของงานเดียวกัน กระจายอยู่ในห้าที่
แชต Excel สมุด ใบเสร็จเขียนมือ และความจำ แต่ละที่ถูกต้องบางส่วน ไม่มีที่ไหนครบ ทุกครั้งที่ต้องตอบลูกค้า ต้องไล่เก็บจากทุกที่แล้วประกอบเอง
อะไหล่หมด? สั่งเพิ่ม
ยอดค้าง ?? บาท
วันที่ ___ / ___ / ___
โน้ตบุ๊ก ไม่ติด (?)
แอร์ร้านอาหาร เสาร์
- ลูกค้า
- Mia Chen
- อุปกรณ์
- Canon G2010
- ช่าง
- ช่างตัวอย่าง
- SLA
- เหลือ 1 ชม.
หนึ่งงาน สิบขั้น ข้อมูลชุดเดียวกันไหลต่อกัน
เลือกขั้นเพื่อดูว่าทำอะไร อยู่หน้าไหนของระบบ และข้อมูลอะไรถูกส่งต่อไปขั้นถัดไป ตัวอย่างเป็นงานซ่อมเครื่องพิมพ์หนึ่งงาน ตัวเลขเป็นข้อมูลสมมติ: ใบเสนอราคา ฿2,400 (หัวพิมพ์ ฿1,100 + ค่าแรง ฿1,300) ต้นทุนหัวพิมพ์ ฿650 รับเงินสองงวด กำไรขั้นต้น ฿1,750 ก่อนค่าใช้จ่ายของร้าน
01 / 10ลูกค้า
หน้า: ลูกค้าบันทึกชื่อ เบอร์โทร ที่อยู่ และเลขผู้เสียภาษีครั้งเดียว ลูกค้าเป็นบุคคลหรือบริษัทก็ได้ ใช้ซ้ำได้ทุกงานและทุกเอกสาร
ชื่อและที่อยู่ลูกค้าถูกดึงไปใส่งานบริการ ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จโดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ
- ชื่อ เบอร์โทร อีเมล ที่อยู่
- เลขผู้เสียภาษี (ถ้าเป็นบริษัท)
- อุปกรณ์ของลูกค้าที่เคยเข้าซ่อม
- ประวัติงานและเอกสารทั้งหมดของลูกค้ารายนี้
อยากลองเดินงานนี้ด้วยมือตัวเอง? มีระบบตัวอย่างให้เล่นได้ในเบราว์เซอร์ ไม่ต้องสมัคร และไม่มีข้อมูลจริงเกี่ยวข้อง
สำรวจระบบตัวอย่าง
กรอกครั้งเดียว ข้อมูลไหลต่อทุกเอกสารและทุกตัวเลข
ทุกเส้นในแผนผังคือฟังก์ชันที่ใช้งานได้จริงวันนี้ ไม่มีการเชื่อมต่อกับระบบภายนอกที่ยังไม่มี จุดที่วิ่งตามเส้นแสดงทิศทางที่ข้อมูลไหล
- 1ลูกค้าชื่อ เบอร์ เลขภาษี
- 2งานบริการอาการ ช่าง SLA
- 3ใบเสนอราคารายการ VAT อนุมัติ
- 4ใบแจ้งหนี้ยอด ครบกำหนด
- 5ใบเสร็จรับเงินงวด วิธีจ่าย
- 6ใบส่งของCOD ประกัน
- 7สต็อกอะไหล่ตัดสต็อก ต้นทุนเฉลี่ย
- 8การเงินรายรับ ต้นทุน ค่าใช้จ่าย กำไร
- ลูกค้า → งานบริการ
รับงานผูกกับลูกค้าและอุปกรณ์ (ซีเรียล รุ่น ประกัน) เปิดงานเดียวเห็นประวัติซ่อมทุกครั้งของเครื่องนั้น
- งานบริการ → ใบเสนอราคา
เสนอราคาพร้อม VAT ลูกค้าอนุมัติแล้วสถานะงานเดินหน้า ไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ
- งานบริการ → สต็อก
เบิกอะไหล่ในงาน สต็อกลดเองและคิดต้นทุนเฉลี่ยให้ ของใกล้หมดขึ้นเตือนที่หน้าภาพรวม
- ใบเสนอราคา → ใบแจ้งหนี้ → ใบเสร็จ
ออกใบแจ้งหนี้จากใบเสนอราคาที่อนุมัติ รับเงินเต็มจำนวนหรือเป็นงวด ระบบออกใบเสร็จและบันทึกรายรับให้
- ทุกอย่าง → การเงิน
รายได้ ต้นทุนสินค้า ค่าใช้จ่าย และกำไรรายเดือน รวมถึงกำไรของแต่ละใบแจ้งหนี้ (เจ้าของเท่านั้น)